Vad är e‑arkivering?

Digitala e-arkiv

Digitala arkiv gör det möjligt att bevara dokument strukturerat och säkert, utan att vara beroende av fysiska utrymmen eller manuella system. För både offentliga och privata aktörer är e‑arkiv centralt för att efterleva juridiska krav, möjliggöra insyn och skydda information.

Så fungerar det i praktiken

För att ett digitalt arkiv ska fungera krävs mer än bara teknisk lagring. Det handlar om att skapa en strukturerad och hållbar process där dokumenten bevaras med rätt metadata och i rätt format. Ett e‑arkiv ska kunna ta emot material från olika verksamhetssystem, validera och strukturera det, och lagra det på ett sätt som gör det både tillgängligt och säkert över tid.

Metadata, indexering och export

Metadata beskriver varje dokument så att det kan hittas, verifieras och förstås i framtiden. Ett e‑arkiv använder dessa metadata för att indexera informationen, vilket möjliggör snabb sökning. Exportfunktioner gör det möjligt att flytta arkiverade filer vid byte av system eller vid begäran från exempelvis forskare eller revisorer. E‑arkivsystemen stödjer ofta export i öppna standarder.

Digital lagring enligt svenska krav

Sverige har flera lagar och regler som styr hur information ska bevaras och hanteras över tid. Offentlig verksamhet lyder bland annat under arkivlagen och offentlighetsprincipen, medan privata aktörer ofta styrs av bokföringslag och dataskyddsregler. Därför krävs system som är anpassade för långsiktig hållbarhet och transparens.

Regelverk och juridiska krav

Arkivlagen, offentlighetsprincipen och tryckfrihetsförordningen är centrala i Sverige. Dessa kräver att dokument kan återfinnas, hållas intakta och tillgängliga över lång tid. OAIS‑modellen är en vedertagen metodik för detta och används i många kommuner som grund för deras e‑arkiv.

Teknik och filformat som används

Valet av teknik och format är avgörande för att arkiverad information ska kunna bevaras intakt och läsbar även om 50 eller 100 år. Öppna, standardiserade format som inte är knutna till en viss programvara är norm.

PDF/A används ofta för textdokument eftersom det bevarar layout och innehåll exakt. TIFF används för skannade dokument där hög bildkvalitet krävs. XML passar där datan ska vara maskinläsbar. Många system kan även konvertera dokument till rätt format vid inleverans.